Подсистема бюджетирования в 1С:Управление строительной организацией 8*

Седова Ольга, ООО "ЭРТИ"

Введение

Для повышения эффективности управления материальными и финансовыми ресурсами, оптимизации процесса принятия экономически взвешенных бизнес-решений и оценки возможных последствий этих решений (как положительных, так и отрицательных) компании используют такую технологию как бюджетирование.

Бюджетирование – это система управления предприятием посредством построения и исполнения взаимосвязанных бюджетов, отражающих в количественном и/или стоимостном выражении контролируемые аспекты деятельности предприятия.

Сам бюджет представляет собой адекватный способ представления целей деятельности предприятия, инструмент, позволяющий планомерно достигать эти цели, контролировать деятельность предприятия, давать ясную оценку степени достижения поставленных целей и анализировать причины успеха и неудач. Таким образом, бюджетирование как система представляет собой интеграцию основных функций управления, таких как:

• планирование,
• организация,
• учет,
• контроль,
• анализ,
• регулирование  деятельности предприятия.

Целью внедрения системы бюджетирования является повышение эффективности деятельности предприятия. Критерием эффективности является превышение доходов предприятия над его затратами при выполнении функций, возложенных на предприятие (его миссии). Эффективность повышается за счет следующих факторов:

Во-первых, сводится в единый баланс все множество финансовых потоков, связанных с формированием доходов и затрат. Создается полная ясность о том, как каждый рубль бюджета появляется на предприятии, как он движется и используется.

Во-вторых, закрепление бюджетов за подразделениями переносит значительную часть ответственности за уровень заработной платы работников с директора предприятия на руководителей этих подразделений.

В-третьих, реализуется принцип материальной заинтересованности всего персонала в результатах работы как своего подразделения и предприятия в целом. Фактический фонд заработной платы подразделения рассчитывается в конце бюджетного периода по остаточному принципу как неиспользованная часть установленного ему лимита затрат. Лимит растет с ростом доходов. Становится выгодным повышать доходы и снижать затраты, так как при этом будет расти зарплата.

В-четвертых, бюджетный процесс реализует на предприятии все функции управления финансами, а именно - планирование, организацию, мотивацию, учет, анализ и регулирование. Причем управление финансами ведется в режиме реального времени.

В-пятых, становится возможным ориентировать финансовую политику на решение конкретных проблем. Например, предприятие, находящееся в сложном финансовом положении, может заложить в основу бюджета необходимые средства и график погашения своей просроченной кредиторской задолженности.

В-шестых, в основу финансового планирования закладывается план производства продукции, материально-технического и кадрового обеспечения. Система бюджетирования становится основой комплексного управление всеми направлениями деятельности предприятия.

Традиционная структура системы бюджетов на предприятии представлена на рисунке №1. Этот рисунок также отражает взаимосвязи между отдельными бюджетами и логику разработки общего (консолидированного) бюджета предприятия.

Рис. 1. Традиционная структура системы бюджетов.

Основными блоками (функциональными направлениями) системы бюджетирования являются:

• планирование,
• учет, 
• анализ,
• нормативная база.

Объектами планирования, учета и анализа является имущество предприятия и источники его финансирования, движение денежных средств, доходы и затраты и операционная деятельность. Учетный и аналитический блоки системы должны полностью сопрягаться с плановым. Состав учетной и плановой информации должны быть полностью одинаковы. Анализ должен сопоставлять плановую и отчетную информацию и выявлять причины отклонений. Основой системы бюджетирования является нормативная база. Она включает нормы расхода сырья и материалов, цены, тарифы, нормативы оплаты, расценки и т.п. Эта информация собирается учетным блоком, исследуется, рационализируется и затем применяется в процессе планирования. Важным сегментом нормативной базы являются нормативы распределения доходов и формирования лимитов затрат. Эта информация возникает в процессе планирования бюджетов и используется при их исполнении.

Бюджетирование в строительстве

Рыночное окружение диктует ИСК (инвестиционно-строительная компания) особый подход к методике бюджетирования: планирование производится не от предполагаемого объема продаж (как обычно происходит в торговле и производстве), а от намеченных объемов строительства (от затрат), поскольку крайне важным фактором является получение площадей под застройку и утверждение исходно-разрешительной и сметной документации. Технологические особенности строительства на протяжении всего срока реализации инвестиционно-строительного проекта находят отражение в бюджетных формах и методах их составления. Конечно бюджетная структура (состав бюджетных форм и их взаимосвязь) индивидуальна для каждой конкретной ИСК. Но так же верно и то, что для любого ИСК может быть использован стандартный набор бюджетов, используемых для производственного предприятия. Отличие будет лишь в том, что вместо бюджета производства будет составлен бюджет строительства. В основном примерный (минимальный) набор бюджетных форм ИСК выглядит так:

• бюджет строительства (затрат инвестиционно-строительных проектов),
• бюджет операционных расходов,
• бюджет продаж,
• бюджет прибылей и убытков (БПУ),
• бюджет движения денежных средств (БДДС),
• инвестиционный бюджет,
• бюджет финансовых вложений,
• прогнозный баланс (ПБ).

Также составляются вспомогательные бюджеты:

• бюджет закупок,
• бюджет запасов,
• бюджет прочих доходов и расходов,
• прочие бюджеты ЦФО (не принимающих непосредственного участия в реализации инвестиционно-строительного проекта).

Методика формирования бюджетов и их взаимосвязь является одним из ключевых моментов построения системы бюджетирования.

Рис.2. Минимальная структура бюджетов ИСК.

Одни  бюджеты составляются самими ЦФО,  затем консолидируются и образуют бюджеты холдинга (например, БДДС); другие составляются на уровне холдинга и данные, содержащиеся в них, находят отражение в бюджетах ЦФО (например, Инвестиционный бюджет). Особенностью бюджетов ИСК является то, что планирование необходимо производить не только по статьям бюджета, но и обязательно в привязке к конкретному проекту (поскольку у каждого инвестиционно-строительного проекта есть четкие графики строительства, сметы, которые нельзя нарушать). В большой степени бюджеты затрат на строительство аналогичны строительной смете проекта. Степень детализации статей бюджетов зависит от индивидуальных потребностей менеджеров ИСК для принятия решений. На предприятиях всех отраслей при построении системы бюджетирования необходимо обеспечить связь с системой управленческого учета для организации контроля за исполнением бюджетов. Обычно система управленческого учета (как «учета фактов хозяйственной деятельности») на предприятиях внедряется несколько раньше, чем система бюджетирования (или одновременно), поэтому при построении бюджетных форм следует учитывать сложившуюся специфику (статьи учета, аналитику) управленческого учета, если она удовлетворяет потребностям менеджеров при принятии бизнес-решений. В случае ИСК, в управленческом учете необходимо обеспечить учет затрат и доходов по статьям, дающим возможность легко сопоставлять показатели «план/ факт» по данным управленческого учета и бюджетам за соответствующий период для анализа и принятия эффективных решений, а также вести учет в разрезе аналитик «ЦФО», «Проект» и других для обеспечения менеджмента необходимой информацией.

Бюджетирование

Бюджетирование в строительстве - сложная вещь, потому что необходимо учитывать многие факторы, а именно:

• разработку проектно-сметной документации;
• взаимосвязь между подразделениями;
• использование субподрядных организаций;
• ограниченность материальных и трудовых ресурсов;
• своевременную поставку сырья и материалов.

При планировании строительной деятельности предприятия должны использовать такие инструменты планирования, как составление сетевого графика работ и календарное планирование ресурсов.

Сетевой график работ - это инструмент, используемый для планирования, составления расписания и мониторинга хода выполнения работ. Сетевой график отражает операции, которые необходимо выполнить, их логическую последовательность и взаимозависимость, а также, в большинстве случаев, время начала и окончания цепочки операций. Календарное планирование ресурсов используется для увязки сроков сетевого графика с ограниченным наличием ресурсов у предприятия.

Применение календарного планирования позволяет:

• подсчитать сроки выполнения объектов строительства с учетом наличия ресурсов;
• выявить приоритеты использования имеющихся ресурсов;
• определить соответствие имеющихся человеческих и трудовых ресурсов выполнению объемов работ;
• оценить риски опоздания выполнения строительных работ при возникновении простоя в поставке ресурсов;
• определить неэффективное использование ресурсов.

Программное решение для бюджетирования строительных организаций должно включать в себя следующие модули:

• собственно модуль планирования (бюджетирования);
• модуль связи с бухгалтерским (управленческим) учетом;
• модуль связи с разработкой проектно-сметной документации.

Программа 1С:Управление строительной организацией включает в себя вышеперечисленны модули(подсистемы) и реализует необходимый обмен данных между этими модулями (подсистемами).

В данной статье решение задачи бюджетирования для строительных организаций базируется на значимости проектно-сметной документации для планирования деятельности строительной организации.

Описание предлагаемой методики планирования (см. рисунок):

Рис.3. Возможный вариант взаимодействия подсистем в 1С: Управление Строительной Организацией. 

• в сметной подсистеме составляется сметная документация по каждому объекту строительства; прямые затраты (материальные, затраты по оплате труда, машины и механизмы) по каждому объекту строительства из сметной подсистемы выгружаются в подсистему управление строительством, с целью разнесения данных во временном интервале, либо в подсистему бюджетирование сразу;
• в управлении строительством создаются плановые данные по объемам и срокам выполнения работ, планируются потребности в ресурсах, календарные планы по строительству (с применением специальных обработок). Данные из подсистемы о сроках выполнения работ выгружаются в подсистему бюджетирования;
• накладные расходы, прочие доходы и расходы планируются в подсистеме бюджетирования вручную; 
•  в подсистеме бухгалтерский и налоговый учет, а так же во всех остальных подсистемах управленческого учета обрабатывается вся первичная документация, формируются фактические данные;
• фактические данные из бухгалтерской и управленческих подсистем с помощью настройки Источников переносятся в подсистему бюджетирования для формирования данных по фактическому исполнению бюджетов;
• в подсистеме бюджетирования обрабатываются плановые и фактические данные, производится оценка данных, выявляются отклонения, последствия отклонений, анализируются, принимаются соответствующие решения, формируются основные (БДР, БДДС, ББЛ) и вспомогательные бюджеты.

Для понимания содержания бюджетов, а в частности бюджета строительства, обратимся к литературе (Семенов В. М. Набиев Р. А. Финансы строительных организаций. Учебное пособие-М.: Финансы и статистика, 2004.-384с.), в которой сказано:

«Строительные организации в качестве типовой рекомендуется группировка затрат на производство по следующим статьям расходов:

• “Материалы”;
• “Расходы на оплату труда рабочих”;
• “Расходы по содержанию и эксплуатации строительных машин и механизмов”;
• “Накладные расходы”.

Строительным организациям предоставлено право, исходя из экономической целесообразности, самостоятельно расширить номенклатуру статей затрат на производство строительных работ.»

(Примечание: прежде чем расширять номенклатуру статей,  стоит четко определить для каких показателей это необходимо делать, и каких затрат труда и времени будет стоить учет данных по этим статьям. Вполне может быть что сбор данных слишком трудоемок либо не возможен.)

Такое содержание имеют в основном строительные сметы. Бюджеты СМР зачастую по содержанию совпадают с содержанием смет.

Отсюда «бюджет СМР» может выглядеть так:  

Подводя итог можно сделать вывод, что использование подсистемы бюджетирования в 1С:Управление Строительной Организацией позволяет решить следующие важные задачи:

• планирование денежных средств и финансового состояния предприятия на любой период в разрезе оборотов по статьям бюджетов и остатков по плану счетов с использованием необходимых аналитических разрезов;
• составление мастер-бюджета компании (бюджет доходов и расходов, бюджет движения денежных средств, прогнозный баланс) и других оборотных бюджетов;
• контроль соответствия плановых и фактических данных установленным целевым показателям;
• контроль соответствия текущих планов расходования средств рабочему плану на период и анализа исполнения бюджетных заявок;
• составление сводной отчетности по результатам мониторинга;
• многомерный анализ отклонений плановых и фактических данных.

*Статья печатается в сокращенном варианте. Полный текст статьи вы можете скачать здесь.