Бюджетирование: вопросы и ответы

Яна Полянская, ведущий консультант в области постороения системы управления финансами предприятия, компания 1С:Рарус - 11.01.2010

• Формирование бюджетов и их оперативное изменение 
• Выполнение регламентов формирования бюджетов 
• Учет, контроль и анализ бюджета
• Формирование управленческих отчетов
• Формирование фактических значений показателей бюджетов

До недавнего времени постановка бюджетирования и его последующая автоматизация были достаточно актуальными темами. Российский бизнес стремительно развивался. Для управления развивающимся бизнесом было необходимо эффективно использовать технологии бюджетного управления. В настоящее время, к сожалению, не приходится говорить о стремительном развитии бизнеса. Перед предприятиями стоят совершенно другие проблемы, ежедневно приходится решать другие задачи.

Как же изменился интерес к постановке бюджетного управления и его автоматизации в связи с текущей экономической ситуацией и переменами в жизни практически всех предприятий и организаций? Почему же в настоящее время необходимость постановки и автоматизации бюджетного управления не только не потеряла своей актуальности, но и стала более востребованной. Вопросам постановки бюджетирования на предприятиях порой уделяют гораздо больше внимания, чем в «докризисные времена». Попробуем разобраться в этом и понять, чем может бюджетирование помочь предприятию во времена экономической нестабильности.

Бюджетирование включает в себя следующие этапы: планирование, учет, контроль и анализ. Каждый из этапов позволит руководителю решить определенные проблемы. И «новые времена» диктуют новые подходы к каждому этапу.

Формирование бюджетов и их оперативное изменение при необходимости

Задача

Бюджетная структура предприятия - это совокупность бюджетов различных уровней и взаимосвязей между ними. На каждом предприятии существует своя бюджетная структура. Бюджетные структуры предприятий могут значительно отличаться друг от друга. Это связано с самой структурой компании, отраслевым направлением и спецификой и многими другими факторами.

При формировании бюджетов предприятия следует учесть и способы формирования бюджетов (периодический, скользящий, на интервал), и методы их формирования («сверху- вниз», «снизу - вверх», «комбинированный»).

Можно сделать вывод, что процесс формирования бюджетов индивидуален для каждого предприятия. Однако в настоящее время актуальным может стать вопрос сокращения сроков формирование бюджетов, возможность своевременного и оперативного изменения бюджетов при изменении экономической ситуации, формирование бюджетов с учетом различных вариантов развития событий (многовариантность), изменение детализации статей бюджетов.

Решение - автоматизация процесса формирования бюджетов

Если есть несколько сценариев развития событий - программа автоматически рассчитает значения показателей бюджетов по всем этим сценариям. Причем это можно сделать с учетом фактических данных предыдущих периодов, отталкиваясь «от достигнутого», то есть показатели бюджетов предстоящих периодов будут рассчитаны на основании фактических данных прошлых периодов с определенными корректировками.

При автоматизации системы бюджетирования, как правило, пересматривают существующие статьи бюджетов и детализируют их по определенным уровням аналитики либо разрабатывают дополнительные отчеты, которые позволят провести анализ деятельности предыдущего периода.

Так, например, можно провести анализ расходования денежных средств предприятия с детализацией по контрагентам, подразделениям, проектам, сотрудникам (детализация зависит от специфики деятельности предприятия и от определенной статьи бюджета). Можно рассмотреть, по каким именно статьям был произведен перерасход денежных средств в предыдущем периоде, проследить динамику изменения показателей статей бюджета, определить необходимость и возможность сокращения расходов денежных средств по тем или иным статьям. И учесть эти факторы при формировании бюджета на следующий период, но уже более детально и точно.

Если рассмотреть анализ исполнения бюджета продаж, то наверняка не лишней будет возможность детализации показателей по определенным направлениям деятельности, номенклатурным группам, покупателям, подразделениям, осуществляющим продажи.

Важно и то, что автоматизированная система позволит настроить зависимости значений показателей бюджетов друг от друга. Это значит, что можно будет указать, например, условия оплаты поставщикам и автоматически рассчитать период поступления товаров на склад. Можно будет установить сроки поступления денежных средств от покупателей в соответствии с условиями договоров продаж. Наконец, можно будет установить зависимость премий и бонусов от достижений определенных результатов сотрудниками предприятия. Если зависимости установлены, то и получить значения статей бюджетов гораздо быстрее - они будут рассчитаны автоматически. А это означает, что сроки формирования бюджетов будут сокращены.

Автоматизированная система позволит сформировать мастер-бюджет предприятия по каждому сценарию, провести его анализ и принять обоснованное управленческое решение. При этом на формирование мастер-бюджета предприятия и проведение его экономического анализа при помощи специально разработанных отчетов потребуется гораздо меньше времени, чем, если бы данный анализ проводился бы «вручную».

При формировании бюджетов важно понимать, «куда идет» предприятие, какие финансовые показатели предполагается получить в конце периода. Автоматизированная система позволит сформировать прогнозируемые показатели деятельности предприятия с учетом свершившихся фактов. То есть будут сформированы отчеты в формате БДДС, БДР и ББЛ, утвержденном регламентами предприятия, а показатели этих отчетов будут рассчитаны на основании фактических данных прошедших периодов и плановых значений предыдущих периодов. Такие «прогнозные» отчеты также могут быть получены с заданной степенью детализации по каждой статье бюджета. А это значит, что руководитель сможет своевременно получить всю необходимую ему управленческую информацию.

Выполнение регламентов формирования бюджетов

Задача

На каждом предприятии существует бюджетная модель. Но также на каждом предприятии существует и регламент бюджетирования. При составлении бюджетов ответственные сотрудники должны точно в срок составить бюджеты своих подразделений, согласовать и утвердить их.

Если происходит задержка в процессе формирования бюджетов, то порой трудно определить, по какой причине она произошла. А иногда невозможно найти и сам бюджет, затерявшийся в кипе бумаг в каком-либо кабинете. Не понятно, кто виноват в том, что весь тщательно разработанный и регламентированный процесс тормозится. Руководитель, который вовремя не поставил утверждающую подпись? Секретарь, который потерял документ? Или начальник подразделения, который не успел составить бюджет? Что делать?

Решение

Для решения этой проблемы мы опять предложим автоматизацию данного процесса. Почему? Во-первых, в автоматизированной системе будут четко прописаны все этапы составления, согласования и утверждения бюджетов. И не только их последовательность, а и временные интервалы. Например, сформирован бюджет, сотруднику, отвечающему за утверждение данного бюджета, отправлено сообщение о необходимости рассмотреть бюджет и утвердить его. На утверждение дано, например, 2 дня. По истечении срока сразу будет понятно, утвержден этот документ или нет.

Во-вторых, будет назначен ответственный за каждый этап. Только ответственный за согласование сотрудник сможет согласовать бюджет, а ответственный за утверждение - утвердить. И каждый из них увидит в информационной системе свою задачу о необходимости согласования (электронное письмо или напоминание). Таким образом, не нужно будет ходить из кабинета в кабинет за подписями. Весь процесс согласования можно реализовать непосредственно в информационной базе.

Учет, контроль и анализ

Задача

Итак, бюджеты сформированы, согласованы, утверждены. Теперь нужно их выполнять. Что является залогом их успешного выполнения?

Во-первых, закрепление персональной ответственности за руководителями подразделений.

Во-вторых, инструменты управления руководителя, которые позволят осуществить выполнение этих планов.

В качестве примера обратимся к процессу организации контроля расходования денежных средств. В рамках утвержденного на период бюджета движения денежных средств можно сформировать платежный календарь, в котором будут указаны заявки на расходование денежных средств.

Для того чтобы обеспечить своевременные платежи необходимо оперативное согласование заявок на расходование денежных средств ответственными руководителями.

Сотрудник, отвечающий за определенный этап согласования, должен быть вовремя оповещен о необходимости утверждения или отклонения заявки, сумма которой не превышает установленных лимитов. При подписании заявки руководителю необходимо видеть актуальные данные о лимитах расходования денежных средств по указанной в заявке статье бюджета с учетом уже произведенных платежей. И весь этот сложный механизм должен работать слаженно и четко.

Решение

Сразу возникает вопрос о необходимости автоматизации данного процесса. Если при подписании заявки на расходование денежных средств автоматически будет доступен для анализа остаток денежных средств с учетом суммы заявки, если процесс согласования и утверждения заявок будет автоматизирован, то уровень и качество контроля за расходованием ДС значительно возрастет.

Своевременное формирование управленческих отчетов

Задача

Не менее важным условием достижения поставленных целей является возможность руководителя проанализировать результаты деятельности его предприятия. Иными словами, руководитель должен своевременно получать отчеты о текущем состоянии дел. При этом важно, насколько быстро будет сформирован отчет. Если, например, на формирование отчета о фактическом выполнении бюджета движения денежных средств будет уходить слишком большое количество времени, будет сложно провести качественный анализ этого отчета (на это возможно просто не хватит времени). Такая ситуация может привести к кассовым разрывам, последствия которых могут быть весьма плачевны.

Перечень отчетов, необходимых для предоставления руководству может периодически меняться. При необходимости руководителю могут понадобиться дополнительные «расшифровки» тех или иных показателей.

Вспомним про проведение план-фактного анализа. После получения фактических данных за период необходимо сопоставить их с запланированными данными за этот же период и проанализировать отклонения плана от факта. Причем план-фактный анализ необходимо проводить как по показателям предприятия в целом, так и по центрам финансовой ответственности. Это позволит увидеть вклад каждого центра финансовой ответственности в общее дело достижения запланированных показателей. Может потребоваться проведение план-фактного анализа с учетом различных сценариев планирования. Да и сравнить между собой фактические данные за различный период для определения динамики развития состояния предприятия, своевременного выявления негативных тенденций также очень важно.

Решение

Решение данной задачи возможно при автоматизации системы бюджетирования. Автоматизированная система должна не только «уметь» формировать необходимые отчеты, но и дать возможность пользователю самостоятельно создать новый отчет.

Например, требуется получить данные по кредитам и займам с учетом внутригрупповых оборотов, ранее этого отчета в системе не было. Причем нужно учесть аналитику по контрагентам и выделить внутригрупповые обороты. Для получения такого отчета не обязательно привлекать программиста. Можно получить его самостоятельно, ведь программные продукты 1С:Предприятие 8, предназначенные для автоматизации бюджетирования позволяют сделать это.

Оперативное формирование фактических значений показателей бюджетов

Задача

Мы достаточно много говорили про формирование бюджетов, но не менее актуальна проблема своевременно формирования отчетов об исполнении бюджетов. К сожалению, в некоторых организациях для формирования отчета об исполнении бюджета ответственным сотрудникам приходится несколько дней собирать данные из различных информационных баз, проверять их достоверность, сверять их между собой, консолидировать, разбираться с ошибками, а иногда и искать ответственных за возникновение данных ошибок. И это работа высококвалифицированных работников, обладающих высоким уровнем знаний и богатым профессиональным опытом! Конечно, гораздо больше пользы родному предприятию они могли бы принести, не тратя времени на сбор, проверку данных, а анализируя ситуацию и формируя предложения по улучшению ситуации предприятия.

Решение

Автоматизация, автоматизация и еще раз автоматизация! Очень часто именно проблема «формирования факта» приводит к принятию решения об автоматизации бюджетирования.

При автоматизации процесса формирования фактических данных будут описаны правила формирования каждого показателя каждого бюджета. Что это значит? Это значит, что факт будет сформирован по четко прописанным алгоритмам, а не потому, что какой-то сотрудник «посчитал именно так».

Факт будет сформирован с учетом аналитических данных, необходимых руководству. Это позволит в дальнейшем и оперативно сформировать необходимые отчеты, и своевременно принять необходимые управленческие решения.

Будут сформированы регламенты формирования фактических значений бюджетов разного уровня. Это также позволит сократить время формирования фактических данных.

Вывод

Бюджетирование задействовано на всех этапах управления предприятием, является весьма эффективным инструментом управления, и в настоящее время может и должно быть активно использовано на предприятиях. Автоматизация бюджетирования позволит повысить его эффективность .

Ключевым моментом успешной автоматизации является обоснованный и правильный выбор программного продукта. К информационной системе, как правило, предъявляются следующие требования:

• Возможность формирования и утверждения плановых показателей, в том числе, и автоматического формирования консолидированных бюджетных показателей с необходимыми уровнями аналитики.
• Возможность автоматического осуществления контроля расходов компании. Причем под расходами здесь следует понимать не только расход денежных средств.
• Формирования фактических значений показателей бюджетов в тех же аналитических разрезах. 
• Возможность проведения план-фактного анализа, позволяющего получить и проанализировать отклонения фактических показателей от запланированных, причину этих отклонений.
• Наличие аналитических отчетов, которые позволят получить руководству требуемую управленческую информацию. Возможность создания новых отчетов.
• Наличие успешных внедрений продукта, в компаниях занимающихся аналогичным бизнесом.
• Гибкость системы.
• Возможность интеграции с имеющимся программным обеспечением.
• Удобство и понятность системы пользователям, максимальная свобода пользователей в работе с системой, ее настройкой без привлечения программистов.

В настоящее время в системе программных продуктов «1С:Предприятие 8» существует несколько решений, предназначенных для автоматизации бюджетирования. Это программные продукты «1С:Консолидация 8», «1С:Управление производственным предприятием 8», «1С:Управление корпоративными финансами 8». Каждый из этих программных продуктов имеет свои особенности и для обоснованного выбора той или иной конфигурации их необходимо знать.

По материалам сайта http://consulting.1c.ru