Чечко Сергей Геннадьевич
ООО "СК "РемСтройТорг"
После внедрения бизнес-процессы в компании стали эффективнее – это факт. Все отзывы
Илясов Виталий Павлович
ООО "СК Стимул"
В целом, сотрудничество с ООО "Катран ПСК" помогло выйти нашей компании на новый уровень управления. Все отзывы
Андреева Ольга Ивановна
ЗАО "Минусинская кондитерская фабрика"
Работая бок о бок со специалистами «Катран ПСК», мы достигли поставленных целей. Все отзывы
Фролова Людмила Андреевна
ЗАО "Энерпред Холдинг"
Проект был сложен в реализации, но совместными усилиями мы успешно справились Все отзывы
Клещев Андрей Владимирович
ООО "Строительная компания СибЛидер"
Материальный эффект от внедрения автоматизированной системы очевиден – это экономия не только времени, но и финансов. Все отзывы
Учет закупок и ТМЦ в строительной организации: как навести порядок?
Мигунова Ирина, ведущий ведущий специалист компании "Катран ПСК" - журнал "БУХ.1С", март 2011.
Учет закупок в строительной компании является одним из важнейших составляющих всего процесса строительства. От оперативности поставок и качества материалов зависит функционирование строительного производства и, соответственно, самой компании в целом. Поэтому в течение автоматизации данной отрасли особое внимание уделяется участкам закупок и учета ТМЦ, как одним из наиболее важных в работе отдела бухгалтерии, снабжения и строительных участков. В данной статье специалистов компании "Катран ПСК" приведен подробный анализ возникающих в учете строительной организации проблем и путей их решения на примере реализованного на реальном предприятии порядка.
Для автоматизации учета крупной строительной компании лучше всего подходит специально разработанный программный продукт "1С:Управление строительной организацией 8". Эта программа позволяет организовать единое информационное пространство внутри предприятия и вести полноценный учет всех отраслей деятельности, включая строительное производство, учет закупок и запасов, бухгалтерский и налоговый учет, кадровый учет и учет заработной платы, бюджетирование.
В процессе автоматизации на предприятии обычно происходит переоценка работы всех отраслей, оптимизация взаимодействия отделов и выявление давно существующих проблем, которые негативно сказываются на работе компании. Как правило, на этапе внедрения программы выявляются и устраняются причины проблем и, соответственно, негативные факторы, мешающие эффективной работе компании/отдела.
В данной статье мы опишем, какие проблемы строительной компании "СибЛидер" решила автоматизация с помощью "1С:Управления строительной организацией 8" на примере.
Проблема № 1: "пересортица" материалов и единиц измерения при списании в производство
Проблемы в организации учета могут возникнуть в ситуации, когда бухгалтер обнаруживает, что материал, который, судя по документам, был использован в производстве, не числится в учете.
Пример 1
Списание материалов в производство происходит в бухгалтерском учете следующим образом: начальник участка (прораб) ежемесячно подает в бухгалтерию собственноручно оформленные формы на списание материалов (форма М-19). В форме М-19 у прораба числится материал "Теплоизоляция" в количестве 20 кв. м.
Бухгалтер, анализируя оборотно-сальдовую ведомость по 10 счету по участку прораба, не видит там материала "Теплоизоляция", но зато там присутствуют материалы "Технолайт" в количестве 10 куб. м. и "Техноплекс" в количестве 5 кв. м.
По своему опыту, бухгалтер понимает, что эти два материала можно списать взамен материала "Теплоизоляция", заявленного прорабом, и начинает считать, сколько нужно списать кубических метров "Технолайта" и квадратных метров "Техноплекса", чтобы получилось нужное для списания количество материала "Теплоизоляция".
Причин подобной ситуации может быть несколько:
1. Поставщиков материалов, как правило, немало. А сколько поставщиков - столько и наименований одного и того же материала. Поэтому при оприходовании материалов на склад один и тот же материал можно назвать по-разному в зависимости от того, как он будет называться в документах на поступление.
2. Начальники участков, составляя формы на списание, используют наименования материалов, взятые из планово-проектной документации, которая порой содержит устаревшие наименования, не встречающиеся в реальной жизни.
3. При поступлении и списании использованы разные единицы измерения, которые также зависят от поставщика и норм, заложенных в проектную документацию, на которую ориентируется прораб.
Решениями данной проблемы в учете до автоматизации являлось заведение новых наименований материалов в справочнике Номенклатура, скрупулезное сравнение бухгалтером остатков по бухгалтерскому учету в программе и форм на списание, подготовленных прорабом.
Исходя из наличия и способа решения данной проблемы в учете, мы получаем следующие факторы, негативно влияющие на состояние учета организации и работу бухгалтера в целом:
- неэффективное расходование времени сотрудников бухгалтерии при списании материалов на перевод одних материалов в другие, подсчет разницы между единицами измерения и пр.;
- некорректные остатки на складе, на котором находятся разные наименования одного и того же материала;
- разросшийся справочник Номенклатура, который содержит несколько наименований одного и то же материала, что к тому же затрудняет выбор нужных материалов при оприходовании их на склад.
Выделяются следующие методы устранения причин проблемы.
1. Методическая проработка справочника Номенклатура. Целью этой проработки является уточнение наименований материалов, расширение ассортимента номенклатуры в тех случаях, где это необходимо. В результате при поступлении материалов экономится время на подбор нужного материала в документ, не приходится выбирать одно наименование, подразумевая при этом другое.
2. Разработка единой для всех отделов схемы учета закупок. Данная схема, объединяющая в единую работу все заинтересованные отделы (строительные участки, отдел снабжения, бухгалтерию), исключает возникновение "пересортицы" материалов и единиц измерения. Ведь еще на этапе заказа строительных материалов поставщикам все отделы, во-первых, работают с общим справочником материалов, во-вторых, пользуются одним блоком документов, по цепочке связанными один с другим.
Приведем описание решения в программе.
В справочнике Номенклатура был расширен ассортимент номенклатурных позиций, а для ряда материалов добавлены дополнительные характеристики (размеры, диаметры, состав материалов, давление), которые позволили уточнить сущность материалов, не добавляя при этом новых позиций номенклатуры в справочник.
Исходя из возможностей программы "1С:Управление строительной организацией" и особенностей предприятия была предложена единая схема закупки и документооборота, объединяющая все заинтересованные отделы (см. рис. 1):
- начальник участка (прораб) сам формирует в программе заявку на материалы при помощи документа Внутренний заказ, пользуясь общим для всех отделов справочником Номенклатура;
- руководитель отдела снабжения анализирует заявки прорабов при помощи отчета Анализ внутренних заказов; на основании внутренних заявок в программе автоматически формируются заказы поставщикам на поставку материалов;
- на бухгалтерских документах на поставку материалов, которые предоставили поставщики, инженеры отдела снабжения проставляют номер заказа поставщику и передают документы в бухгалтерию. Бухгалтер, в свою очередь, на основании указанного заказа вводит документ Поступление товаров и услуг, изменяя при необходимости только количество и стоимость этих материалов.
Рис. 1
Таким образом, начиная с заказа материалов и заканчивая их поступлением на участок, в программе обеспечивается единство наименований материалов и единиц измерения, что сводит проблему "пересортицы" к желаемому минимуму.
Проблема № 2: "красные" остатки в учете после списания материалов производство
Еще одной существенной учетной проблемой являются отрицательные остатки после списания материалов в производство.
Пример 2
В форме на списание материалов (форма М-19) прораб заявляет на списание 20 000 шт. кирпича. На остатках по бухгалтерскому учету в программе числится всего 18 000 шт. кирпича. Прораб не ошибся в количестве, просто документы в бухгалтерию на остальные кирпичи еще не подошли, а подойдут только в следующем месяце.
Причиной возникновения данной проблемы является неоперативное оформление в бухгалтерском учете поступления материалов на участки из-за отсутствия документов от поставщиков. Проблема очень часто встречающаяся практически на всех предприятиях. Ведь согласно пункту 1 статьи 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" мы не имеем права оприходовать в бухгалтерском учете материалы без оформленных должным образом сопроводительных документов.
Одним из вариантов решения проблемы для бухгалтера является фиксирование подобных фактов в отдельном месте (например, в специальной "красной" тетради), для того чтобы "досписать" эти материалы в следующем месяце после поступления документов. Данная проблема "красных" остатков порождает следующие тенденции, негативно влияющие на работу компании:
- невозможность получения оперативной информации о состоянии складских запасов для отделов бухгалтерии, снабжения и строительных участков;
- невозможность быстрого получения достоверной информации о закупках материалов для отделов компании, прежде всего для отдела снабжения, который проводит план-фактный анализ закупок;
- трения между отделом снабжения, ответственным за своевременный подвоз документов, и бухгалтерией, ответственной за списание материалов.
Вариантом решения этой проблемы является разделение поступления и списания материалов в программе на два вида учета: управленческий и бухгалтерский. Программа "1С:Управление строительной организацией 8" дает такую возможность: поступление материалов по разным видам учета оформляется разными документами, информация о складских остатках всегда актуальна и доступна в управленческих отчетах по складу, поступление по бухгалтерскому учету оформляется только при поступлении надлежащих документов, и только после этого информация о поступивших материалах отражается в оборотно-сальдовой ведомости по 10-му счету и других стандартных бухгалтерских отчетах. Списание материалов также оформляется разными документами: чтобы списать нужное количество материалов по управленческому учету, не нужно дожидаться поступления бухгалтерских документов от поставщика.
Такое решение дает возможность оперативно контролировать поступление и списание материалов, отслеживать разницу при списании материалов при помощи программы, а не вручную, получать информацию о реальных складских остатках.
В программе было реализовано следующее решение. Начальник участка (прораб) оформляет приход материалов на свой склад при помощи документа Приходный ордер на товары. Информация о поступлении и текущих складских запасах сразу же отражается в отчетах Ведомость по товарам организаций (см. рис. 2). Таким образом, у заинтересованных сотрудников всегда есть возможность оперативного получения информации о текущих складских запасах. Эта информация отражается только в управленческом учете, в бухгалтерском учете данные о поступивших материалах появятся только после оформления документов поступления в бухгалтерии.
Рис. 2
Списание материалов по управленческому учету прораб также оформляет отдельно при помощи документа Требование-накладная.
После формирования и утверждения документа он передается в бухгалтерию, и бухгалтер на его основании вводит свой документ Требование-накладная, который проводится только по бухгалтерскому учету (см. рис. 3).
Рис. 3
В результате разделения поступления и списания материалов на управленческий и бухгалтерский учет мы получаем возможность вести оперативный учет товарно-материальных ценностей, соблюдая законодательство и получая всю необходимую информацию о состоянии складских запасов.
Проблема № 3: задержка документов от поставщиков
Причиной возникновения данной проблемы является отсутствие контроля за документооборотом, возникшее по причине того, что бухгалтер не имеет представления, когда, в каком количестве и от кого материалы поступили на участок. Соответственно, он не знает, какие документы ему требовать от отдела снабжения и поставщиков.
Пример 3
Бывает, что бухгалтер, составляя акт сверки для того или иного поставщика, не находит у себя в программе какого-либо документа на поступление материалов, причем на серьезную сумму. При этом отдел снабжения, ответственный за сбор документов с поставщиков, может утверждать, что все документы уже сданы, и никаких претензий к нему быть не должно.
Из-за подобной ситуации в документообороте бухгалтерия и руководство компании получают следующие неприятные результаты:
- проблемы при списании материалов, на которые еще не подошли документы;
- неадекватную информацию о кредиторской задолженности компании перед поставщиками;
- проблемы при составлении актов сверок и управленческих отчетов.
При помощи типового отчета в программе "1С:Управление строительной организацией" Ведомость по товарам к получению мы всегда можем получить информацию о том, по каким материалам, поставщикам и первичным накладным произошла задержка документов от поставщиков (см. рис. 4):
Рис. 4
В отчете Ведомость по товарам к получению графа "Приход" обозначает количество поступивших материалов по управленческому учету, графа "Расход" - поступление материалов по бухгалтерскому учету, а "Конечный остаток" соответственно остаток материалов, по которому в бухгалтерию еще не поступили документы от поставщиков. Отчет можно расшифровать по поставщикам и конкретным документам поступления.
Результаты внедрения
Кратко подытожим результаты автоматизации учета закупок и ТМЦ для компании и ее отделов.
Для отдела бухгалтерии удалось добиться:
- избавления от пересортицы в материалах и единицах измерения при поступлении и списании - теперь все отделы, благодаря единой схеме учета закупок работают с одними и теми же наименованиями материалов и единицами измерения;
- упрощения ввода информации о поступлении материаловдля бухгалтера - теперь документ Поступление товаров и услуг заполняется автоматически на основании указанного заказа поставщику;
- возможность оперативного получения информации о состоянии складских запасов;
- автоматизированный контроль "красных" остатков при списании материалов благодаря разделению поступления и списания материалов на два вида учета;
- эффективный инструмент для контроля документооборота - теперь бухгалтер точно знает, по каким материалам в бухгалтерию еще не поступили документы от поставщиков.
У отдела снабжения появилась:
- возможность быстрого получения достоверной информации о поступлении материалов на участки;
- возможность оперативного получения информации о состоянии складских запасов.
На строительных участках обеспечены:
- контроль поступления и списания материалов на строительных участках;
- возможность оперативного получения информации о состоянии складских запасов.
Итак, автоматизация учета закупок и запасов при помощи программы "1С:Управление строительной организацией 8" позволила ряду отделов строительной компании оптимизировать выполнение своих повседневных обязанностей, облегчила получение необходимой аналитической информации по деятельности компании, которая ранее была недоступной или труднодостижимой, открыла пути дальнейшего развития компании в части минимизации затрат, эффективного управления строительным производством, управления кредиторской задолженностью и развития отношений с поставщиками.
Если у Вас остались или появились вопросы, Вы можете задать их на нашем форуме и Вы обязательно получите ответ на свой вопрос.
Опубликовано по материалам сайта БУХ.1С
